8 tips til organiserte & effektive arbeidsdager
Freeeedom!
90% av mine kunder er frilansere, gründere og selvstendig næringsdrivende. Det er mange fordeler ved å jobbe for seg selv og være sin egen sjef. Jeg elsker friheten! Det å kunne rusle ned på kontoret og starte dagen i pysj og med bustete hår, å få jobbe med drømmekundene mine og å selv kunne definere ‘hva, når og hvordan’, det er gull verdt!
Men med denne friheten kommer det vel og merke også en ny utfordring. Administrative oppgaver, en innboks som bare vokser og vokser, kundebehandling, markedsføring, nyhetsbrev, tilstedeværelse i sosiale medier … og ikke minst, mangelen på vikar når man er i desperat behov av en stedfortreder.
Dét var definitivt en stor utfordring i oppstartsfasen av A Design Studio. Minsten begynte i barnehagen og var mye «første-halvår-i-barnehagen-syk», samtidig som kundelisten stadig ble lengre og arbeidsmengden bare økte. Selv om det alltid er koselig å tilbringene dagene med verdens godeste Elias på gulvet blant bilder og legoklosser, følte jeg at det hadde vært innmari kjekt om man kunnet klonet seg selv – helst et par ganger;)
Å organisere og planlegge tiden og arbeidsoppgavene mine godt, det har vært helt avgjørende for å kunne overleve som selvstendig næringsdrivende – så i dag deler jeg noen tips og råd jeg gjerne skulle ha kjent til da jeg var helt ny i gamet …
1. sett deg konkrete delmål
2. planlegg en måned av gangen
3. organiser dagene dine
4. skaff deg en digital notatblokk
5. organiser tiden din
6. sørg for god arbeidsflyt
7. hold fokus
8. organiser arbeidsplassen din
1. SETT DEG KONKRETE DELMÅL
Hvilke drømmer og visjoner har du for 2017? Hva brenner du for? Forsøk å formulere et konkret mål, en kort setning bare. Det blir lettere å holde fast ved nye rutiner og vaner hvis man ikke gaper over for mye på en gang. Så sett deg delmål. F.eks. Ett delmål for hver måned. Det bør være så konkret som mulig. Og oppnåelig. Hva kreves for å nå oppnå dette delmålet?
Eksempel på udefinerte delmål:
– Flere følgere på instagram
– Mer fritid
– Flere besøkende på bloggen min
– Ny nettside
Eksempel på spesifikke delmål:
– Jeg skal dele 2 bilder hver dag på Instagram for å oppnå 1000 følgere.
– Jeg vil stå opp kl. 06.30 hver morgen for å ha mer tid til overs
– Jeg vil poste 2 blogginnlegg hver uke for å få 500 besøkende daglig
– Investere i en nettside med portfolio, slik at jeg kan vise fram arbeidet mitt på en god måte.
2. PLANEGG EN MÅNED AV GANGEN
Hjelp, av og til flyr tiden frytelig fort! Så sett av tid til å planlegge og organisere måneden som ligger foran. Gjerne i god tid før du skriver den 1. Velg f.eks. den siste helgen i hver måned. Og husk å evaluere forrige måned også. Oppnådde du delmålet ditt? Hvis ikke, hva kan du gjøre annerledes den neste måneden? I så fall hva og hvordan? Vær så konkret som mulig.
Ikke bli for ivrig. I know, det er lettere sagt enn gjort, noen ganger;) Spesielt hvis man har en haug med ideer og mange morsomme planer man gjerne vil sette ut i livet. Helst i går. Men sett realistiske mål. Fokuser på de viktigste oppgavene, de du vet du er i stand til å utføre i løpet av den neste måneden.
3 . ORGANISER DAGENE DINE
Planlegg dagene dine. Jeg er helt avhengig av digitale hjelpemidler som Evernote og Asana, men liker allikevel å skrive ned dagens arbeidsoppgaver på et ark. Arket henges gjerne opp på veggen rett bak arbeidsbordet. Eller så blir det plassert lett tilgjengelig til venstre for meg. Jeg bruker å skrive ned mine topp 3 øverst på arket. Og så deler jeg inn dagens arbeidoppgaver i to bolker; før lunsj og etter lusj. Her kan du selvfølgelig tilpasse oppsettet etter hvordan din arbedsdag ser ut.
Lag gjerne to-do-listen din samtidig med kaffekoppen tidlig om morgen. Er du ofte på farta, kan du lage den kvelden før.
4 . SKAFF DEG EN DIGITAL NOTATBLOKK
Jeg hadde virkelig ikke klart med uten Evernote, som er min digitale notatblokk. Her kaster jeg inn tanker, ideer, skisser, bilder og lenker etter hvert som de dukker opp. Last ned appen også, da har du den tilgjengelig også når du er på farta. Et annet pluss er at Evernote kan synkes med mange ulike tjenester og verktøy.
Jeg bruker også Evernote når jeg skriver tekster. Som nå. Word, hva er det ?
Les mer om Evernote her.
5 . ORGANISER TIDEN DIN
For å holde styr på tiden, og ikke minst kunne få en oversikt over hvor mye tid jeg bruker på ulike arbeidsoppgaver, er jeg en flittig bruker av Toggl. Jeg bruker timeren i Toggl til å registrere tiden jeg bruker på ulike oppgaver og prosjekter. Det beste? De oversiktlige rapportene som viser antall timer man har brukt på ulike prosjekter, hvilke dager man jobbet med hvilke oppgaver osv. Rapportene kan også sendes til kunder (hvis man ønsker det) – en fin måte å vise hvor mye tid og arbeid som er inngått i et prosjekt.
6 . SØRG FOR GOD ARBEIDSFLYT
Et verktøy som Zapier er din beste venn når du ønsker å skape arbeidsflyt, automatisere prosesser og samkjøre ulike kanaler. Jeg hadde virkelig ikke klart meg uten dette verktøyet – jeg bruker det hver dag uten at jeg behøver å ofre det en tanke! Med Zapier kan du koble sammen to eller flere programmer for å automatisere ulike oppgaver. For eksempel Gmail, Dropbox, Instagram, WordPress og MailChimp.
Sosiale medier er perfekte markedsføringskanaler! Men mange opplever nok at det kan være overveldene å skulle markedsføre bedriften sin i sosiale medier. Hvordan skal man rekke å være til stede over alt ?? Men du må selvfølgelig ikke være aktiv i alle kanaler. Vær tilstede der kundene dine er. Med god planlegging og hjelpsomme verktøy kommer du langt. Det finnes mange sosiale medieverktøy som lar deg automatisere publiseringer, overvåke aktiviteten og måle resultatene av din aktivitet. Her er mine favoritter …
Buffer er et automatiseringsverktøy for sosiale medier som hjelper deg å planlegge nye innlegg i sosiale medier, samt måle resultatene av publiserte innlegg. Her er det mye tid å spare! Anbefales! CoSchedule er en redaksjonell plattform som hjelper deg å lage oversiktlige publiseringsplaner for sosiale medier – superenkel å bruke med oversiktelig kalender og en enkel «drag and drop»- funksjon. Det beste? CoSchedule kan enkelt integreres med Buffer og WordPress! Noe som betyr frigjøring av verdifull tid.
7 . HOLD FOKUS
Helt i oppstartsfasen var jeg så ivrig etter å komme i gang, at jeg til slutt endte opp med en alt for lang liste med tjenester. Interiørbloggeren i meg ønsket å tilby interiørrelaterte tjenester, som styling og rådgiving rundt oppussing og nybygg. Webdesigneren i meg slo et slag for branding og webdesign, sosiale medier osv osv. Jeg fikk et interiøroppdrag her, og en webdesignjobb der. Men det var så lite helhetlig, alt sammen, at jeg til slutt mistet fokus.
Det siste året har jeg derfor ganske drastisk «strammet inn» mer og mer, på både type tjenester og bredden av tjenester. Det å sette opp fire ulike designpakker, MED priser, var et stort skritt i riktig retning for meg. Tydelighet overfor kunden, var et pluss. Og ikke minst, nå som jeg hadde fokus på kun web og branding, kunne jeg nå ut til kunder over hele Norge, også utlandet. Jeg var pluselig bare en telefon- eller skypesamtale unna.
Så lag en oversikt. Feks. Hvilke tjenester du ønsker å tilby? Fokuser på det kundene dine etterspør. Vær tydelig, ærlig og tilgjengelig. Dette skaper tillitt og kommuniserer profesjonalitet.
8 . ORGANISER ARBEIDSPLASSEN DIN
Hvordan ønsker du å føle deg når du starter arbeidsdagen din? Konsentrert? Full av energi? Kreativ? Rydd arbeidsplassen din. Bli kvitt alt du ikke trenger, spesielt hauger av papirer, gamle regninger og ting og tang som egentlig ikke hører hjemme der.
Rydd gjerne i den digitale postkassa også. For de som bruker Google Mail er Unroll.me et hot tips!
Omgi deg med ting du elsker og som gir deg energi. «Gjem bort» det du ikke trenger å ha tilgjengelig hele tiden (skuffer og skap) Mitt beste tips! Skaff deg noen nye notatbøker. Jeg elsker notatbøker! Gjerne med et ekstra fint design. En fin farge, nydelig mønster eller vakker font. Helt blanke ark som skal fylles med innhold. Da kan dagen bare starte:)
Leave a comment